بزرگترین اشتباه انتخاب نرم افزار حسابداری که به ضررتان است!
مدیریت دقیق امور مالی یکی از مهمترین عوامل موفقیت هر کسب و کاری است؛ اما انتخاب اشتباه نرم افزار حسابداری میتواند تمامی سودتان را به باد بدهد. بزرگترین اشتباه بسیاری از کسب و کارها این است که هنگام خرید نرم افزار حسابداری فقط به قیمت توجه میکنند و ویژگیهایی مانند قابلیت توسعه، تناسب با نوع فعالیت، امکانات گزارش گیری و پشتیبانی را نادیده میگیرند. یک نرم افزار حسابداری مناسب باید متناسب با نیازهای واقعی کسب و کار انتخاب شود.
چک لیست اشتباهات هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری
بلافاصله پس از تصمیم برای انتخاب نرم افزار حسابداری، ممکن است با پیشنهادات مختلفی مواجه شوید. جدول زیر مهمترین اشتباهاتی که مدیران هنگام انتخاب نرم افزار با آنها مواجه میشوند را بررسی میکند:
| نوع اشتباه | پیامد و آسیب مالی به کسب و کار | راهکار جایگزین و درست |
| صرفا تمرکز بر قیمت پایین | دریافت سیستمهای بدون پشتیبانی، غیرامن و پر از خطاهای محاسباتی | ارزیابی ارزش خرید، امکانات و کیفیت پشتیبانی به جای قیمت |
| عدم توجه به صنف و مدل کاری | ناهماهنگی سیستم با فرآیندها و ایجاد آشفتگی در ثبت دادهها | انتخاب سیستمهای تخصصی متناسب با حوزه فعالیت (خدماتی، پیمانکاری و…) |
| نادیده گرفتن خدمات پشتیبانی | معطل ماندن حسابها در زمان بروز مشکل و اتلاف وقت نیروها | اطمینان از وجود پشتیبانی تلفنی، آنلاین و بهروزرسانیهای مستمر |
| عدم انطباق با قوانین مالیاتی | صدور صورتحسابهای غیراستاندارد و مواجهه با جرایم مالیاتی سنگین | خرید نرم افزاری با قابلیت اتصال به سامانه مودیان و قوانین روز |
| بیتوجهی به امنیت دادهها | خطر افشا یا از دست رفتن اطلاعات مالی با ارزش شرکت | بررسی امکان بکآپگیری خودکار و وجود سطوح دسترسی کاربران |
| عدم قابلیت رشد | نیاز به تعویض کامل نرم افزار و تحمل هزینههای مجدد با رشد شرکت | انتخاب نرم افزاری با قابلیت افزودن ماژولها و کاربران جدید |
چرا انتخاب اشتباه سیستم مالی خطرساز است؟
بسیاری از مدیران تصور میکنند که همه نرم افزارهای مالی شبیه به هم هستند و تنها وظیفه ثبت ورود و خروج پول را بر عهده دارند. این دیدگاه اولین گام در مسیر زیان مالی است. یک سیستم غیرتخصصی ممکن است در ظاهر کار کند، اما در عمل چالشهای متعددی ایجاد میکند:
- عدم انطباق با قوانین مالیاتی: عدم ثبت درست فاکتورها یا نبود خروجیهای استاندارد سازمان امور مالیاتی میتواند جریمههای گزافی روی دست شما بگذارد.
- اتلاف وقت نیروها: وقتی ابزار شما نتواند فرایندهای اختصاصی صنف شما را اتوماتیک کند، کارمندان مجبورند بخش زیادی از دادهها را به صورت دستی وارد کنند. این موضوع منجر به هدررفت انرژی و افت عملکرد نیروها میشود.
- عدم ارائه گزارشهای دقیق مدیریتی: گزارشهای ناکارآمد باعث اتخاذ تصمیمات نادرست مدیریتی میشوند. گزارشهای مدیریتی باید دقیق و متناسب با نیاز هر کسب و کار ارائه شوند.
بی توجهی به نیاز کسب و کار؛ بزرگترین اشتباه انتخاب نرم افزار حسابداری
یکی از اشتباهترین تصمیمات برای خرید نرم افزار حسابداری استفاده از یک فرمول ثابت برای تمام مدلهای کسب و کار است. فرآیندهای مالی یک شرکت پیمانکاری و پروژهمحور با یک مجموعه خدماتی، فروشگاهی یا تولیدی تفاوتهای اساسی دارد. بنابراین انتخاب نرم افزاری که متناسب با ساختار کسب و کار طراحی نشده باشد، میتواند باعث افزایش خطاهای مالی، کاهش بهره وری و ایجاد هزینههای اضافی در آینده شود.
چگونه نرم افزار حسابداری مناسب هر کسب و کار را انتخاب کنیم؟
قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری، مدیران باید مشخص کنند که سیستم مالی مورد نظر تا چه اندازه با فرآیندهای تخصصی کسب و کار آنها هماهنگ است. استفاده از نرم افزارهای عمومی برای فعالیتهایی که نیازهای تخصصی دارند، باعث ایجاد محدودیت در گزارشگیری، کنترل هزینهها و مدیریت اطلاعات مالی میشود.
به همین دلیل، کسب و کارها باید به سراغ راهکارهایی بروند که برای حوزه فعالیت آنها طراحی شدهاند. محاسب گران فرتاک با ارائه راهکارهای تخصصی مالی، امکان انتخاب نرم افزار متناسب با نیاز هر مجموعه را فراهم کرده است.
نرم افزار حسابداری پیمانکاری؛ انتخابی ضروری برای مدیریت پروژههای مالی
شرکتهای پیمانکاری، عمرانی و پروژه محور با فرآیندهای مالی پیچیدهای مانند مدیریت قراردادها، کنترل هزینه پروژهها، ثبت صورت وضعیتها مواجه هستند، نیاز به یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری دارند. این نرم افزار امکان دسترسی به جزئیات مختلف و گزارش گیری بر اساس مشاغل پیمانکاری را فراهم میکند. نرم افزار پیمانکاری نه تنها محاسبات را سادهتر میکند، بلکه امکان تنظیم اطلاعات مالی هر پروژه به صورت دقیق را فراهم خواهد کرد.
نرم افزار حسابداری خدماتی؛ مدیریت دقیق قراردادها و درآمدهای خدماتی
نرم افزار حسابداری خدماتی برای کسب و کارهای خدماتی که ساختار مالی متفاوتی دارند، بهترین انتخاب است. این نرم افزارها با موضوعاتی مانند مدیریت قراردادهای مشتریان، ثبت خدمات ارائه شده و پیگیری مطالبات ارتباط دارند. اگر نرم افزار خدماتی برای حسابداری انتخاب نشود، نه تنها ثبت دستی اطلاعات به یک کار زمانبر تبدیل میشود؛ بلکه امکان گزارش گیری خدمات و سود و زیان اخذ شده نیز بسیار سخت خواهد شد.
خرید نرم افزار حسابداری فقط بر اساس قیمت؛ اشتباهی بزرگ برای مشاغل
بسیاری از صاحبان کسب و کار برای کاهش هزینههای اولیه، ارزانترین گزینه موجود در بازار را انتخاب میکنند. اما باید بدانید که هیچ ارزانی بیعلت نیست. نرم افزارهای معمولا از پشتیبانی ضعیف، امنیت پایین و عدم امکان بهروزرسانی رنج میبرند. هزینه جبران اشتباهات مالی ناشی از یک ابزار غیراستاندارد، بسیار بیشتر از مابهالتفاوت قیمت یک نرم افزار معتبر خواهند بود.
تنها زمانی نرم افزار حسابداری ارزان ارزش خرید دارد که از یک نمایندگی معتبر و با حذف واسطهها تهیه شود. محاسب گران فرتاک، بزرگترین نماینده فروش نرم افزار حسابداری در ایران بوده که محصولات را با کمترین سود و قیمت پایین به مشتریان عرضه میکند.
نادیده گرفتن قابلیت توسعه نرم افزار و ضرر و زیان در آینده
یک کسب و کار خدماتی و پیمانکاری موفق همیشه در حال رشد است و با افزایش تعداد مشتریان، کارکنان و حجم تراکنشهای مالی، نیازهای جدیدی پیدا میکند. یکی از اشتباهات مهم این است که نرم افزاری انتخاب شود که فقط برای شرایط فعلی مناسب باشد و امکان توسعه در آینده را نداشته باشد. قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری باید حتما موارد زیر بررسی شوند:
- آیا امکان اضافه کردن امکانات جدید وجود دارد؟
- آیا نرم افزار قابلیت مدیریت حجم بالاتر اطلاعات را دارد؟
- آیا امکان تعریف کاربران مختلف برای بخشهای مختلف وجود دارد؟
- آیا میتوان آن را با سایر سیستمهای سازمانی هماهنگ کرد؟
نتیجهگیری
انتخاب نرم افزار حسابداری نباید بر اساس تبلیغات، توصیههای غیرکارشناسی یا صرفا قیمت ارزان صورت گیرد. شناخت درست از نیازمندیهای صنف، پیش بینی حجم مبادلات و انتخاب ابزار متناسب با نوع فعالیت، تضمین کننده امنیت مالی و رشد کسب و کار شما خواهد بود. کسب و کارهای خدماتی باید از نرم افزار حسابداری خدماتی و مشاغل پیمانکاری از نرم افزار حسابداری پیمانکاری استفاده کنند. قبل از خرید، حتما نیازهای اختصاصی مجموعه خود را لیست کنید و با دریافت دموی رایگان نرم افزار، از قابلیتهای احتمالی آن مطلع شوید.
