شرکتهای خدمات حسابداری شبیه هم نیستند؛ پیش از انتخاب این موارد را بررسی کنید!
انتخاب یک شرکت خدمات حسابداری فقط به مقایسه قیمت یا تعداد سالهای فعالیت محدود نمیشود. پشت انتخاب یک مجموعه حسابداری، موضوعاتی مثل دقت در ثبت اسناد، تهیه گزارشهای مالی، انجام بهموقع امور مالیاتی و نحوه پاسخگویی تیم حسابداری قرار دارد؛ مسائلی که مستقیماً بر مدیریت مالی یک کسبوکار اثر میگذارند. از طرفی، نیاز یک شرکت تولیدی با یک مجموعه خدماتی یا فروشگاه یکسان نیست و نمیتوان برای همه کسبوکارها یک نسخه واحد در نظر گرفت. به همین دلیل، پیش از سپردن امور حسابداری و مالی شرکت به یک مجموعه بیرونی، بهتر است چند معیار مشخص را بررسی کنید. در ادامه، مهمترین نکاتی را مرور میکنیم که میتوانند انتخاب یک شرکت خدمات حسابداری مناسب را سادهتر و کمریسکتر کنند.
اول مشخص کنید از شرکت حسابداری چه خدماتی میخواهید
قبل از اینکه بین چند شرکت خدمات حسابداری مقایسه انجام دهید، ابتدا باید مشخص کنید دقیقاً چه بخشی از امور مالی کسبوکارتان را میخواهید برونسپاری کنید. بعضی مجموعهها فقط به ثبت اسناد حسابداری و تهیه گزارشهای مالی نیاز دارند، در حالی که برای یک کسبوکار دیگر، خدماتی مانند حقوق و دستمزد، تنظیم اظهارنامه مالیاتی، ارزش افزوده، مشاوره مالیاتی و تهیه گزارشهای مدیریتی هم ضروری است.
این تفاوت اهمیت زیادی دارد؛ چون ممکن است یک شرکت حسابداری از نظر هزینه مناسب به نظر برسد، اما خدماتی که برای کسبوکار شما اهمیت دارد در قرارداد آن تعریف نشده باشد. برای مثال، اگر بخش قابلتوجهی از دغدغه شما مسائل مالیاتی است، صرفاً داشتن یک حسابدار برای ثبت فاکتورها پاسخگوی نیازتان نخواهد بود.
بهتر است قبل از تماس با شرکتهای حسابداری، فهرستی از امور موردنیاز خود تهیه کنید؛ از ثبت و کنترل اسناد گرفته تا تهیه صورتهای مالی، مدیریت حقوق و دستمزد یا پیگیری تکالیف مالیاتی. سپس از هر شرکت بخواهید شرح دقیق خدمات، نحوه انجام کار و موارد خارج از قرارداد را اعلام کند.
این کار دو مزیت دارد: هم مقایسه شرکتها سادهتر میشود و هم از پرداخت هزینه برای خدمات غیرضروری یا مواجه شدن با هزینههای پیشبینینشده در ادامه همکاری جلوگیری میکند. در واقع، انتخاب درست از جایی شروع میشود که بدانید دقیقاً چه انتظاری از شرکت خدمات حسابداری دارید.
تجربه شرکت حسابداری در حوزه کاری شما چقدر است؟
سابقه یک شرکت حسابداری زمانی ارزشمندتر میشود که با تجربه واقعی در حوزه فعالیت شما همراه باشد. برای مثال، نیازهای مالی و حسابداری یک شرکت بازرگانی با یک مجموعه تولیدی یا شرکت خدماتی یکسان نیست. هر کسبوکار ممکن است با مسائل متفاوتی در زمینه ثبت اسناد، بهای تمامشده، حقوق و دستمزد، گزارشهای مالی یا امور مالیاتی روبهرو باشد.
بنابراین هنگام انتخاب شرکت خدمات حسابداری، فقط به تعداد سالهای فعالیت آن توجه نکنید. بهتر است بپرسید آیا این مجموعه با کسبوکارهایی مشابه شما همکاری داشته و تیم حسابداری آن با چالشهای مالی و مالیاتی حوزه کاری شما آشناست یا خیر.
یک سؤال ساده میتواند کمک زیادی کند: «اگر پرونده حسابداری ما را قبول کنید، مهمترین چالشهای مالی این نوع کسبوکار را چه میدانید؟» پاسخ دقیق و مشخص به چنین سؤالی، معمولاً اطلاعات بیشتری درباره تجربه واقعی یک تیم حسابداری در اختیار شما قرار میدهد تا صرفاً یک عنوان تبلیغاتی یا چند سال سابقه فعالیت.
قبل از قرارداد، نحوه انجام کار را دقیق بپرسید
یک راه ساده برای شناخت شرکت خدمات حسابداری این است که به جای پرسیدن «خدمات شما چیست؟»، درباره فرآیند انجام کار سؤال کنید. پاسخ این سؤالها میتواند تصویر واقعیتری از کیفیت همکاری به شما بدهد:
اسناد مالی را چگونه تحویل میگیرید؟
باید مشخص باشد فاکتورها، رسیدها و سایر اسناد حسابداری از چه طریقی دریافت و دستهبندی میشوند و چه کسی مسئول بررسی آنهاست.
ثبت و کنترل حسابها چگونه انجام میشود؟
فقط ثبت اسناد کافی نیست؛ کنترل مغایرتها، بررسی حسابها و اصلاح خطاهای احتمالی هم بخشی از یک فرآیند حسابداری قابل اتکاست.
گزارشهای مالی چه زمانی ارائه میشوند؟
از ابتدا مشخص کنید گزارشهایی مانند سود و زیان، وضعیت مطالبات و بدهیها یا سایر گزارشهای مدیریتی با چه دورهای در اختیار شما قرار میگیرد.
اگر مشکلی در اسناد یا حسابها پیدا شود چه اتفاقی میافتد؟
شرکت باید فرآیند مشخصی برای پیگیری مغایرتها و دریافت اطلاعات تکمیلی داشته باشد.
در نهایت، از شرکت بخواهید مسیر کار را از دریافت اسناد تا ثبت، کنترل و گزارشدهی مالی برایتان توضیح دهد. اگر این فرآیند شفاف باشد، هم مسئولیتها بهتر مشخص میشود و هم احتمال سوءتفاهم در طول همکاری کمتر خواهد بود.
خدمات مالیاتی را جدا از حسابداری بررسی کنید
حسابداری و خدمات مالیاتی به هم وابستهاند، اما دقیقاً یک کار نیستند. حسابداری بیشتر با ثبت و طبقهبندی معاملات مالی، کنترل اسناد و تهیه گزارشهای مالی سروکار دارد؛ در مقابل، خدمات مالیاتی روی تکالیف و الزامات مربوط به مالیات تمرکز میکند. به همین دلیل، هنگام انتخاب شرکت خدمات حسابداری بهتر است مشخص کنید بخش مالیاتی همکاری دقیقاً چه مواردی را پوشش میدهد.
| خدمات حسابداری | خدمات مالیاتی |
| ثبت و کنترل اسناد مالی | تهیه و ارسال اظهارنامه مالیاتی |
| تهیه گزارشهای مالی | رسیدگی به تکالیف مالیاتی |
| ثبت درآمدها و هزینهها | امور مربوط به مالیات و ارزش افزوده |
| تهیه صورتهای مالی | مشاوره مالیاتی و بررسی مسائل مالیاتی |
| کنترل حسابهای دریافتنی و پرداختنی | همراهی در فرآیندهای مرتبط با رسیدگی مالیاتی |
د
بنابراین پیش از امضای قرارداد، فقط نپرسید «خدمات مالیاتی دارید؟»؛ دقیقاً بپرسید چه خدماتی، توسط چه تیمی و در چه محدودهای ارائه میشود. همین جزئیات ساده میتواند از بسیاری از هزینهها و دردسرهای پیشبینینشده جلوگیری کند.
قیمت خدمات حسابداری را بر اساس شرح خدمات مقایسه کنید
فرض کنید دو شرکت حسابداری برای انجام امور مالی مجموعه شما، دو قیمت متفاوت پیشنهاد میکنند. آیا گزینه ارزانتر انتخاب بهتری است؟ لزوماً نه.
ممکن است شرکت اول فقط ثبت اسناد حسابداری و تهیه گزارشهای مالی را انجام دهد، اما شرکت دوم علاوه بر این موارد، حقوق و دستمزد، اظهارنامه مالیاتی، ارزش افزوده و مشاوره مالیاتی را هم پوشش دهد. در چنین شرایطی، مقایسه صرفِ مبلغ قرارداد چندان منطقی نیست؛ چون در واقع در حال مقایسه دو بسته خدمات متفاوت هستید.
قبل از تصمیمگیری، بهتر است یک جدول ساده برای خودتان تهیه کنید:
| مورد قابل بررسی | شرکت اول | شرکت دوم |
| ثبت و کنترل اسناد | ✓ | ✓ |
| گزارشهای مالی | ✓ | ✓ |
| حقوق و دستمزد | ؟ | ✓ |
| خدمات مالیاتی | ؟ | ✓ |
| مشاوره مالیاتی | ؟ | ✓ |
| هزینه خدمات خارج از قرارداد | مشخص شود | مشخص شود |
همچنین حتماً بپرسید چه خدماتی هزینه جداگانه دارند. بعضی اختلافات قیمتی در ابتدا مشخص نیستند و هنگام دریافت خدمات اضافی خودشان را نشان میدهند.
در انتخاب شرکت خدمات حسابداری، هدف پیدا کردن «ارزانترین» گزینه نیست؛ باید ببینید مبلغی که پرداخت میکنید، در مقابل چه سطحی از خدمات، تخصص و پشتیبانی قرار میگیرد. این مقایسه، تصمیمگیری را بسیار دقیقتر میکند.
سرعت پاسخگویی را قبل از شروع همکاری امتحان کنید
یک سؤال ساده از خودتان بپرسید: اگر فردا برای یک موضوع مالیاتی یا مغایرت در حسابها به پاسخ فوری نیاز داشته باشید، چه کسی باید پاسخ شما را بدهد؟
پاسخگویی شاید در زمان انتخاب شرکت خدمات حسابداری موضوع مهمی به نظر نرسد، اما بعد از شروع همکاری، اهمیت آن کاملاً مشخص میشود. تصور کنید مهلت ارسال یک گزارش نزدیک است یا در بررسی حساب بانکی متوجه اختلافی شدهاید و برای تصمیمگیری به اطلاعات مالی دقیق نیاز دارید. در چنین شرایطی، چند ساعت یا چند روز تأخیر میتواند دردسرساز شود.
به همین دلیل، پیش از قرارداد فقط درباره قیمت و خدمات سؤال نکنید؛ نحوه ارتباط و پشتیبانی را هم بررسی کنید. آیا حسابدار مشخصی مسئول پرونده شماست؟ معمولاً چقدر زمان میبرد تا پاسخ بگیرید؟ در زمانهای حساس مالیاتی چه کسی پیگیری امور را انجام میدهد؟ آیا امکان ارتباط مستقیم با تیم حسابداری وجود دارد؟
حتی میتوانید قبل از عقد قرارداد، چند سؤال مشخص درباره وضعیت مالی کسبوکارتان مطرح کنید و نحوه پاسخگویی را ببینید. پاسخ دقیق، قابل فهم و بهموقع، نشانه خوبی از کیفیت ارتباط آینده است.
یک شرکت حسابداری خوب فقط اعداد را ثبت نمیکند؛ باید زمانی که برای تصمیمگیری مالی و حل یک مسئله حسابداری یا مالیاتی به آن نیاز دارید، در دسترس باشد
گزارشهایی را که قرار است دریافت کنید از قبل مشخص کنید
تحویل گزارش مالی زمانی ارزشمند است که بتواند به شما در تصمیمگیری کمک کند. بنابراین قبل از شروع همکاری، از شرکت خدمات حسابداری بخواهید دقیقاً مشخص کند چه گزارشهایی و در چه بازهای در اختیار شما قرار میگیرد.
برای مثال، گزارش سود و زیان نشان میدهد کسبوکار در یک دوره مشخص چقدر درآمد داشته و هزینهها چه اثری بر سود نهایی گذاشتهاند. گزارش مطالبات و بدهیها به شما کمک میکند بدانید چه مبالغی باید دریافت یا پرداخت شود و وضعیت جریان نقدینگی نیز تصویر روشنتری از پول موجود و تعهدات پیشرو ارائه میدهد.
قبل از عقد قرارداد، بررسی کنید ارائه این گزارشها برای کسبوکار شما در نظر گرفته شده است:
- گزارش سود و زیان برای بررسی درآمد، هزینه و سود دوره
- گزارش مطالبات و بدهیها برای کنترل مبالغ دریافتنی و پرداختنی
- گزارش جریان نقدینگی برای مدیریت ورود و خروج وجه نقد
- ترازنامه و صورتهای مالی برای ارزیابی وضعیت کلی مالی شرکت
- گزارش فروش و درآمد برای بررسی عملکرد دورهای کسبوکار
- گزارش هزینهها برای شناسایی هزینههای غیرضروری یا قابل کنترل
- گزارش حقوق و دستمزد در صورت داشتن نیروی انسانی
- گزارش وضعیت امور مالیاتی برای پیگیری اظهارنامهها و تکالیف مالیاتی
نکته مهم: این فهرست قرار نیست برای همه کسبوکارها یکسان باشد. بهتر است گزارشها بر اساس نوع فعالیت، حجم معاملات و نیاز مدیریتی شرکت تعیین شوند؛ چیزی که یک شرکت تولیدی لازم دارد، ممکن است برای یک کسبوکار خدماتی کاربرد چندانی نداشته باشد.
در نهایت، شرکت حسابداری را با چند معیار مشخص مقایسه کنید
در انتخاب شرکت خدمات حسابداری، بهتر است تصمیم نهایی را فقط بر اساس قیمت یا تبلیغات مجموعهها نگیرید. تجربه مرتبط، دامنه خدمات حسابداری و مالیاتی، نحوه گزارشدهی، پاسخگویی، امنیت اطلاعات و شفافیت قرارداد، معیارهایی هستند که ارزش بررسی بیشتری دارند. همچنین ببینید خدمات ارائهشده تا چه اندازه با نیاز واقعی کسبوکار شما هماهنگ است.
اگر در حال بررسی گزینههای مختلف هستید، میتوانید همین معیارها را درباره هر شرکت یکبهیک بررسی کنید. برای نمونه، شرکت خدمات حسابداری پیشداد را نیز میتوان بر اساس همین شاخصها ارزیابی و با سایر گزینهها مقایسه کرد.
در نهایت، انتخاب یک شرکت حسابداری مناسب زمانی اتفاق میافتد که بدانید در ازای هزینهای که پرداخت میکنید، چه خدماتی دریافت خواهید کرد و این خدمات چطور میتوانند به نظم مالی، گزارشدهی دقیقتر و مدیریت بهتر امور مالی کسبوکارتان کمک کنند.
